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Wie funktioniert ein Online Sekretariat?

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Wer selbstständig ist, sollte immer erreichbar sein für seine Kunden oder Auftraggeber. Während es in großen Firmen dafür Sekretärinnen gibt, tun sich kleinere Unternehmen oder Soloselbstständige schwerer, die Erreichbarkeit im Büro immer zu garantieren. Anrufe landen im Arbeitsalltag im Leeren, Kunden haben keinen Ansprechpartner und sind womöglich verärgert. Sie sind nicht erreichbar.

Aber auch der beste Chef benötigt einmal Auszeiten. Das Problem ist, dass für viele kleinere Unternehmen eine Vollzeitstelle nicht rentabel ist und die Personalkosten das Budget eindeutig sprengen würden. Ein Sekretariatsservice kann Abhilfe schaffen und Sie im Tagesgeschäft perfekt unterstützen, indem die Erreichbarkeit sichergestellt wird. Es hält Ihnen den Rücken frei. Aber wie funktioniert ein solches Online-Sekretariat? Es handelt sich dabei um ein virtuelles Büro das als Dienstleister für sie einspringt. Sie sind unter der bekannten Rufnummer weiter erreichbar Sie leiten einfach Ihr Telefon auf ein Online Sekretariat um. Der Kunde landet in einem Service-Center.

Dieses bietet Unterstützung bei der Terminvereinbarung, dient als Ansprechpartner und garantiert, dass immer jemand als Telefon geht, um Fragen zu beantworten oder wichtige Informationen entgegenzunehmen. Alle Daten werden aufgenommen und im gewünschten Rhythmus an Sie weitergegeben, beispielsweise gesammelt einmal am Tag. Je nach Vereinbarung können die Informationen auch häufiger weitergegeben werden oder Sie können vereinbaren, dass sehr wichtige Informationen sofort weitergeleitet werden. Der große Vorteil ist, dass Kunden und Geschäftspartner nicht verärgert werden, Sie zugleich aber mehr Zeit für wichtige Aufgaben haben.

Outsourcen von Bürodienstleistungen

Das Online-Sekretariat wird häufig auch als virtuelle Assistenz bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine Hotline, die die gewünschten Bürotätigkeiten für Sie übernimmt. Dabei kann man individuell wählen, ob sie diese Tätigkeiten nur vorrübergehend auslagern, beispielsweise nach Feierabend oder als Urlaubsvertretung, oder ob sie immer auf den Sektretariatsservice zurückgreifen wollen.

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Diese Assistenz ist aber auch eine Lösung als Krankheitsvertretung, denn heute wird erwartet, dass immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. Die Bürodienstleistungen lassen sich nach Wunsch und Bedarf outsourcen und erleichtern den Arbeitsalltag. Neben dem Telefonservice können Sie auch andere Aufgaben outsourcen, wie zum Beispiel den Postempfang und dessen Bearbeitung, die digitale Datenpflege, die allgemeine Büroablage, Schreibarbeiten und weitere Tätigkeiten. Auch Recherchen übernehmen virtuelle Sekretärinnen.

Sie können Ihr Online Sekretariat nach Ihren eigenen Wünschen gestalten und an Ihre Ansprüche anpassen. Der Postempfang ist zum Beispiel auch eine ideale Lösung, wenn Sie selbst ortsunabhängig arbeiten möchten. Der Online-Service nimmt die Post in Empfang, digitalisiert sie für Sie und leitet die Schreiben per E-Mail weiter. Auch mit fester Büroadresse müssen Sie sich nicht mehr selbst durch den Poststapel arbeiten, sondern können diese Aufgabe einfach auslagern.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Wer Arbeitsprozesse überarbeitet und sich Unterstützung im Arbeitsalltag holt, ist ein Gewinner. Unternehmen werden entlastet und muss sich nicht mehr mit zeitintensiven Telefonaten beschäftigen. Für Arbeitnehmer ist eine Stelle als Online-Sekretärin auch sehr attraktiv. Wer gerne mit Menschen arbeitet, unabhängig sein möchte und gerne kommuniziert findet in diesem Feld einen attraktiven Arbeitsplatz. Online-Sekretärinnen arbeiten ausschließlich digital und sitzen nicht in einem eigenen Raum in der Firma. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie zu Hause arbeiten oder vielleicht aus einem anderen Land.

In der Regel ist keine klassische Ausbildung notwendig, wobei Interessenten trotzdem Zuverlässigkeit, Fleiß und Ehrgeiz mitbringen sollten. Als virtuelle Assistentin arbeiten Sie nicht jeden Tag von 9 bis 17 Uhr, sondern haben oft flexible Arbeitszeiten. Diese hängen von den Kunden, also den Unternehmen, ab. Manche Unternehmen benötigen das Online-Sekretariat beispielsweise nur von 8 bis 12 Uhr, andere benötigen es nur nachmittags eine Stunde. Manchmal ist man parallel auch für mehrere Hotlines die Ansprechpartnerin.

Erreichbarkeit

Für Kunden ist es wichtig, Ihr Unternehmen zu erreichen. Sie gewinnen wertvolle Stunden, wenn Sie sich nicht mehr selbst an den Telefonhörer klemmen müssen, sondern diesen Service für Kunden outsourcen. Die Erreichbarkeit ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal für die Außenwirkung einer Firma oder eines Selbstständigen. Gerade in der modernen Arbeitswelt ist es wichtig, immer erreichbar zu sein. Es wirkt unprofessionell, wenn Kunden keinen Ansprechpartner haben und x-Mal anrufen müssen, bevor sie jemandem am Telefon haben.

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Für Unternehmer kann es außerdem eine Hilfe sein, im Alltag nicht ständig gestört zu werden. Der Sekretariatsservice leitet die Anrufe wie gewünscht weiter, das heißt Sie werden nicht in wichtigen Meetings oder in Ihrer Freizeit gestört. Selbst wenn Sie eine Vollzeitsekretärin angestellt haben, kann das Online Sekretariat sie unterstützen. Auch Ihre Sekretärin hat Urlaubstage oder kann durch Krankheit ausfallen. Oder sie benötigt in Stoßzeiten Unterstützung im Büro. Neben einem guten Produkt oder einer guten Dienstleistung zählt der gute Kontakt nach außen. Wer nicht erreichbar ist, hinterlässt keinen guten Eindruck bei Kunden, Auftraggebern und weiteren Geschäftspartnern.

Entlastung im Büro durch ein Online Sekretariat

Mit Sicherheit ist der größte Vorteil die Entlastung. Ein Sekretariatsservice entlastet Ihr Unternehmen. Organisatorische Bürotätigkeiten lassen sich einfach outsourcen. Sie sind sehr zeitintensiv und lenken aus unternehmerischer Sicht oft von wesentlich wichtigen Aufgaben ab. Zeit ist bekanntlich Geld. Die Personalkosten können durch in Online-Sekretariat gesenkt werden beziehungsweise fallen gar nicht erst an. Bei einem Telefonservice bezahlen Sie nur die Zeit, die Sie die Dienstleistung in Anspruch genommen haben. Sie benötigen keinen zusätzlichen Raum für die Sekretärin und müssen keine Personalkosten tragen.

Zudem entfallen die Kosten für die Büroinfrastruktur, das heißt Büromöbel und technische Geräte. Ein Online-Service entlastet aber nicht nur traditionelle Unternehmen, sondern vor allem auch Start-Ups und kleinere Unternehmer, die sich eine Vollzeitstelle nicht leisten können. Dennoch hinterlassen sie mit einem Sektretariatsservice einen guten Eindruck, weil Ihre Geschäftspartner einen freundlichen und hilfsbereiten Ansprechpartner im Büro erreichen. Der Service wird auch in mehreren Sprachen angeboten.

Zeitersparnis für Unternehmer, Start-Ups und Freiberufler

Selbstständige arbeiten oft selbst und ständig. Aber jeder Unternehmer benötigt auch Auszeiten. Sei es, um sich mit wichtigen Geschäftspartnern zu treffen, neue Pläne zu schmieden, Projekte voranzutreiben oder selbst einmal früh Feierabend zu machen. Dafür benötigen Unternehmer Zeit. Eine Online Sekretariat unterstützt Sie dabei, indem sie Terminvereinbarungen übernimmt, Bürotätigkeiten schnell und effizient erledigt oder Rechercheaufgaben für Sie übernimmt. Sie agieren mit dem Sekretariatsservice flexibel und können sich kompetent auf Ihre virtuelle Mitarbeiterin verlassen. Die frei gewordene Zeit kann sowohl geschäftlich als auch privat für eine deutliche Entlastung sorgen.

Gibt es auch Nachteile beim Online-Sekretariat?

Der Online-Service hat sehr viele Vorteile für Unternehmer, aber auch kleinere Nachteile. Sie haben beispielsweise keine Kontrolle über die Anrufe und die Qualität. Außerdem kann der persönliche Kontakt etwas verloren gehen. Deshalb ist es wichtig, auf einen gutes Online Sekretariat zu setzen. Dadurch kann eine lange vertrauensvolle Zusammenarbeit entstehen, die wiederrum bei den Anrufern für positive Resonanz sorgen werden. Ihre Kunden werden stets durch eine freundliche Telefonstimme in Empfang genommen, denn am anderen Ende der Leitung erwartet sie kein gestresster Inhaber, sondern eine freundliche Online-Sekretärin, die kompetent Ihre Anrufe in Empfang nimmt.

 

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