Facility-Management ist schon lange mehr als nur die Ausübung von Hausmeistertätigkeiten. Die Koordination von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Verwaltung von Inventar und Kostenoptimierung sind im Laufe der Zeit immer wichtigere Aufgaben für das Facility-Management geworden. Längst werden die mit dieser Arbeit verbundenen Prozesse an Hochschulen gelehrt und weiter optimiert.
So verwundert es nicht, dass es mittlerweile zahlreiche Lösungen im Bereich Facility Management Software gibt, die Sie als Facility-Manager bei Ihrem Job unterstützen. Ob Sie einen Hausmeisterservice, eine Reinigungsfirma Basel, Berlin oder Brüssel oder die Facility-Management-Abteilung eines größeren Unternehmens leiten, speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnittene Programme helfen Ihnen dabei, effizienter und erfolgreicher zu arbeiten. Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten.
Automatisierung von Routineaufgaben
Viele der Tasks im modernen Facility-Management sind Routineaufgaben. Dazu zählen zum Beispiel die Erstellung von Dienstplänen, die Beschaffung erforderlicher Utensilien oder die Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern. Gerade für Facility-Management-Unternehmen, die eine Vielzahl von Kundinnen und Kunden betreuen, kann das schnell zu erheblichem Aufwand führen. Auch In-House-Facility-Management-Abteilungen, wie sie etwa von größeren Unternehmen oder Universitäten unterhalten werden, geraten im organisatorischen Bereich rasch an ihre Grenzen. Gerade hier gleichen die Aufgaben einander aber oft stark, sodass Automatisierung per Software eine sinnvolle Lösung sein kann, um die vielen kleinen und großen Tasks im Büroalltag zu vereinfachen.
Moderne Facility Management Software kann Sie auf vielfältige Art und Weise bei der Koordination und Abarbeitung solcher Aufgaben unterstützen. Dienstpläne etwa können von aktuellen Systemen oft weitgehend automatisiert erstellt werden. Urlaubszeiten, Krankmeldungen und gegebenenfalls Ruhezeiten bei Arbeit im Schichtbetrieb werden von den Anwendungen automatisch berücksichtigt. Auch das Ressourcenmanagement können auf die Arbeit von Facility-Managern zugeschnittene Softwarelösungen unterstützen. Laufende Inventarprüfungen bei Material mit unregelmäßigem Verbrauch unterstützen solche Systeme genauso wie Erinnerungen an die Beschaffung saisonal erforderlicher Produkte.
Bei der Kommunikation mit Auftraggebern bzw. anderen Abteilungen im Haus unterstützen spezialisierte Anwendungen Sie ebenfalls. Automatische Erinnerungen an Wartungstermine und Self-Service-Buchungssysteme zum Beispiel nehmen Ihnen viel von der Routinearbeit ab, die die Betreuung der Kundschaft ansonsten bedeutet.
Effiziente Aufgabenzuweisung und Teamkoordination
Die Koordination Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen betrieblichen Ebenen vereinfacht aktuelle Facility Management Software oftmals erheblich. Insbesondere mobile Anwendungen, mit denen Teams im Einsatz über akute Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden und ihren eigenen Arbeitsfortschritt zurückmelden können, spielen dabei eine große Rolle. Auch die dynamische Aufgabenverteilung im Laufe des Arbeitstages wird so einfacher. Zum Beispiel um auf kurzfristige Reparatur- oder Reinigungsaufträge wichtiger Kunden zu reagieren.
Die kontinuierliche Dokumentation der Arbeitsvorgänge hat nicht nur den Vorteil, dass klar festgehalten wird, wer für welche Aufgabe verantwortlich war. Auf Dauer lässt sich so auch ermitteln, für welche Arbeiten wie viel Zeit erforderlich ist. Mittelfristig ist es auf diese Weise möglich, wesentlich effektivere Aufgabenreihungen, Dienstpläne und Workflows zu entwickeln. Dadurch geht weniger wertvolle Arbeitszeit verloren.
Auch auf der administrativen Ebene ermöglichen Softwarelösungen erhebliche Effizienzsteigerungen. Insbesondere der beschleunigte Informationsaustausch und das kollaborative, parallele Arbeiten mit Datenbeständen und Dokumenten eröffnen ganz neue Möglichkeiten.
Optimierung der Betriebsabläufe
Die bessere Koordination der konkreten Arbeitsabläufe ist dabei nicht die einzige Aufgabe, die effiziente, smarte Managementsoftware Ihnen abnimmt. Denn speziell auf die Bedürfnisse von Facility-Management-Unternehmen und -Abteilungen abgestimmte Lösungen können noch deutlich mehr. Moderne Software übernimmt zum Beispiel die vollständige Inventarverwaltung. Gerätschaften, Arbeitsmaterialien und Arbeitskleidung können so laufend inventarisiert und zu regelmäßigen Terminen, die automatisch in die Arbeitsabläufe eingebunden werden, überprüft werden. Damit können verlorene, verbrauchte oder verschlissene Materialien rechtzeitig ersetzt werden. Engpässe im laufenden Betrieb gehören dann der Vergangenheit an.
Auch regelmäßig anfallende Aufgaben im Kerngeschäft (zum Beispiel Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten) werden von der Software verwaltet und bei Bedarf automatisch geplant oder vorgelegt. Das hilft, die Anzahl kurzfristiger, ungeplanter Einsätze wegen überschrittener Wartungsfristen oder für Reparaturen zu verringern. Insgesamt wird die Arbeit des Betriebs so effizienter. In der Folge sinken die Betriebskosten bzw. entsteht mehr Spielraum für die Erweiterung des Geschäftsbetriebs.
Auch die Erstellung von Berichten und Prüfprotokollen können umfängliche Softwarelösungen vereinfachen. Insbesondere die laufende Dokumentation aller Arbeitsschritte während des Einsatzes (zum Beispiel mittels mobiler App) ermöglicht es, automatisierte Zusammenfassungen zu erstellen. Für Qualitätsmanagement und Controlling stellen solche Dokumentationen wertvolle Informationen dar.
Kundenzufriedenheit und Servicequalität
Wie bereits oben angesprochen, ermöglichen auf die spezifischen Anforderungen von Facility-Management-Betrieben zugeschnittene Softwarelösungen auch die Vereinfachung der Kundenkommunikation. Smart eingesetzt trägt das mittel- und langfristig zur Erhöhung Kundenzufriedenheit bei. Voraussetzung dafür ist, dass die Vereinfachungen den Kundinnen und Kunden unmittelbar zugutekommen. Vereinfachte Terminbuchungen im Web oder ein effizientes Ticketing-System für Anfragen sparen nicht nur Ihnen Zeit, sondern auch der Kundschaft.
Zusätzlich bieten viele moderne Facility-Management-Systeme elaborierte Lösungen für Feedback und Kundenzufriedenheitsbefragungen an. Auch kleine Beschwerden können auf diese Weise schnell und unkompliziert zu Ihnen durchgegeben werden. Das ermöglicht es Ihnen, noch besser auf die Wünsche Ihrer Kundinnen und Kunden einzugehen und die Kundenzufriedenheit weiter zu steigern.
Kostenoptimierung und Return on Investment (ROI)
Softwarelösungen für die Planung und Optimierung von Prozessen und Workflows im Facility-Management unterstützen Sie nicht zuletzt auch bei der Kostenoptimierung im laufenden Betrieb. Denn zum einen helfen die Programme dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Es entsteht weniger Leerlauf im Betrieb. Denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden besser ausgelastet und es werden unnötige Wege zwischen den Einsatzorten eingespart. Auch die bessere Verwaltung der eigenen Arbeitsmaterialien unterstützt Sie dabei, Kosten zu reduzieren, indem rechtzeitig Ersatz für Geräte und Material beschafft wird.
Insbesondere für In-House-Facility-Management-Abteilungen, aber durchaus auch für Dienstleister spannend ist mit Blick auf die Kosteneinsparungen zudem die automatisierte Organisation von Wartungsterminen. Indem alle in den Wartungsbereich des Facility-Managements fallenden Einheiten zentral verwaltet werden, können vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen automatisch terminiert werden. Optimalerweise in einer Phase, in der die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ausreichend ausgelastet sind. So lässt sich kurzfristigen und kostspieligen Reparaturerfordernissen weitgehend vorbeugen.
Die Investition in eine zuverlässige Facility Management Software macht sich damit oft bereits nach vergleichsweise kurzer Zeit bezahlt. Insbesondere wachsende Unternehmen profitieren von smarten Verwaltungslösungen. Für sie ist die bessere Auslastung der eigenen Workforce oft essenziell für die schnelle, kurzfristige Skalierung des Geschäftsbetriebs. Die höhere Kundenzufriedenheit wiederum setzt Impulse für weiteres Wachstum.
Fazit
Softwarelösungen zur Unterstützung von Facility-Management-Unternehmen und -Abteilungen sind heute aus vielen Betrieben nicht mehr wegzudenken. Die auf die Anforderungen von Unternehmen der Branche zugeschnittenen Programme unterstützen Sie dabei, die Arbeit Ihres Unternehmens zuverlässiger und kosteneffizienter zu machen. Die zentrale Steuerung von Arbeitsvorgängen und die Verwaltung von Personal, Aufgaben und Inventar helfen dabei, Ineffizienzen zu eliminieren. Im Vergleich zur klassischen Arbeit mit unübersichtlichen, im Laufe der Zeit gewachsenen Excel-Tabellen ist der Umgang mit maßgeschneiderten Lösungen einfacher.
Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird damit erheblich vereinfacht. Mobile Client-Apps unterstützen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zudem beim Einsatz vor Ort. Sie ermöglichen es, Dienstpläne einzusehen und den Abschluss von Aufgaben zu dokumentieren. Die Standardisierung aller Abläufe vereinfacht es zudem, Ihr Unternehmen zu erweitern.
