Das jährliche Sommerfest im Unternehmen ist eine der besten Gelegenheiten, mit den Kollegen in Kontakt zu kommen, Erfolge oder Herausforderungen des letzten Jahres Revue passieren zu lassen und den einen oder anderen wichtigen Kunden einzuladen. Während das Sommerfest selbst in der Regel noch über Wochen in guter Erinnerung behalten wird, ist die Sommerfest-Planung für die Projektleiter nicht selten der reine Stress.
Von der eigentlichen Eventplanung über einen Blick auf die Kosten bis hin zur Gästelistenverwaltung müssen unzählige Dinge beachtet werden. Zum Glück muss man sich auch in diesem Bereich nicht mehr auf das eigene Organisationstalent verlassen. Eine gute Software kann den gesamten Prozess deutlich einfacher gestalten.
Vorteile der Verwendung von Software bei der Sommerfest-Planung
Es ist keine Seltenheit, dass mit der Sommerfest-Planung schon kurz nach der Weihnachtsfeier begonnen wird. Da müssen nicht nur Budgets festgelegt werden, es wollen auch die Ideen und Sonderwünsche von Mitarbeitern, Chefetage, Lieferanten und Kunden beachtet werden. Schon die Sommerfest Firma Ideen zu sammeln kann eine Herausforderung werden – denn es gibt viele gute Ideen, die aber mit den anderen Faktoren ein Zusammenspiel ergeben müssen. Spätestens wenn es an die Kostenkontrolle, das eigentliche Eventmanagement und später an die Einladungen geht, kann so eine Planung schon einmal ganze Wochen einnehmen.
Der Vorteil der Verwendung einer Software für diese organisatorischen Aufgaben zieht sich in alle genannten Bereiche. Mitarbeiter können hier ihre Ideen einstellen und die unterschiedlichen Bestandteile der Planung werden in eigenen Bereichen der Planungs-Software organisiert. Alles läuft zentral an einem Platz ab und ermöglicht natürlich auch die Kollaboration mit anderen Mitarbeitern. Auf diese Weise können verschiedene Mitarbeiter, die beispielsweise mit unterschiedlichen Aufgaben in der Planung beschäftigt sind, immer den aktuellen Stand der eigenen Arbeit einpflegen.
Ein nicht unerheblicher Teil der Software übernimmt dabei die Kostenkontrolle. Wenn Locations gebucht, Bands oder ein DJ beauftragt und ein Catering geplant wird, können die anlaufenden Kosten das Budget schnell überwältigen. Mit einer entsprechenden Software-Lösung werden diese Bereiche zu jedem Zeitpunkt transparent aufgezeigt und ermöglichen Nachbesserungen und verhindern auf diese Weise spätere Probleme. Auch die gebündelte Planung von Aktivitäten im Eventmangement erlauben am Ende eine organisierte Verschickung der Einladungen und eine klare Agenda, die an die Gäste weitergereicht werden kann.
Auswahl geeigneter Softwarelösungen
Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen auf dem Markt, die genau bei diesen Herausforderungen der Organisation helfen können. Sie kommen in unterschiedlichen preislichen Regionen und natürlich auch mit ganz unterschiedlichen Funktionen, die zum Kern der Lösung gehalten. Es gibt sie für kleine und mittelständische Unternehmen, in denen die Gästeliste eher überschaubar ist aber auch für riesige Sommerfeste, in denen hunderte Menschen aufeinander treffen. Entsprechend braucht es bei der Suche nach der passenden Lösung natürlich eine gute Auswahl und einen Vergleich, damit am Ende das passende Produkt für die eigenen Ansprüche gefunden werden kann.
Neben der preislichen Gestaltung geht es heute auch um den produktiven Einsatz. Cloud-basierte Programme sind auf dem Softwaremarkt besonders beliebt und natürlich auch zu finden, wenn Sie sich auf die Suche nach einer Organisation-Software für interne Feiern machen. Diese haben den Vorteil, dass sie global einsetzbar sind und die Mitarbeiter nicht zwingend vom eigenen Büro aus arbeiten müssen. Darüber hinaus gibt es gerade für kleinere Unternehmen interessante Lösungen, die auf vergleichsweise flexible Preismodelle setzen und bei denen die Funktionen nach Bedarf dazu bestellt werden können.
Alles in allem lohnt sich hier entweder ein Vergleich der entsprechenden Angebote im Internet oder direkt eine Beratung bei einem Spezialisten. Systemhäuser haben in der Regel klare Erfahrungen mit bestimmten Lösungen gemacht und wissen, ob die auch für die Anforderungen des eigenen Unternehmens nützlich sind.
Anwendungsbereiche und Funktionen der Software
Noch bevor der eigentliche Vergleich startet, sollte allerdings eine umfassende Analyse vorgenommen werden, welche Kernfunktionen die Software-Lösung eigentlich benötigt. Hier geht es natürlich vor allem um den individuellen Aufwand hinter dem Sommerfest und die damit nötigen Aufgaben, die an ein Programm ausgelagert werden sollen oder zumindest bei der Steigerung der Effizienz helfen können.
Zu den klassischen Bereichen gehört bereits die Planung der Sommerfest Firma Ideen. Noch bevor es an das eigentliche Management des Events geht, kann hier mit der Hilfe von angepassten Werkzeugen ein Brainstorming vorgenommen werden. Im besten Fall können sich daran auch andere Mitarbeiter beteiligen und mit entsprechenden Kollaboration-Tools sind Umfragen und andere Feedback-Schleifen möglich, die viele Mitarbeiter einbeziehen und dafür sorgen, dass am Ende die beste Idee gefunden werden kann.
Eventmanagement
Das Kernstück von guten Programmen für die Sommerfest-Planung ist aber das Eventmanagement. In der Regel beginnt das mit einer Timeline, in der die wichtigsten Termine festgehalten werden, die bereits gebuchten Lieferanten und Locations und nicht zuletzt erste Ideen für die Gästeliste gesammelt werden. Soll es ein internes Fest werden oder werden auch externe Partner erwartet? Wie hoch sind die Kosten pro Person und wie passt das in das Budget? Die Software-Lösung wird hier nicht nur die Werkzeuge für die eigentliche Planung bieten, sondern vor allem eine Übersicht, damit all diese Faktoren stets im Blick behalten werden können.
Zwischen Zeitplanung und ständigem Blick auf die Gästeliste ist also so einiges möglich. Auch der automatisierte Versand von Einladungen ist möglich. Im besten Fall kann das Tool zudem selbst abgleichen, ob Kostenschwellen überschritten worden sind, es bei Terminen zu Konflikten kommt oder anderer Parameter, die eingegeben wurden, verletzt werden. Das dürfte die Arbeit bei der Sommerfest-Planung für alle Beteiligten deutlich reduzieren.
Praktische Tipps zur erfolgreichen Nutzung von Software-Lösungen für die Sommerfest-Planung
Auch wenn eine Software-Lösung in diesem Bereich besonders wertvoll sein kann und die Effizienz deutlich steigert, gibt es noch den einen oder anderen Tipp, der beachtet werden sollte. Das beginnt schon mit dem Umstand, dass natürlich auch die Programme selbst richtig bedient werden wollen. Regelmäßige Backups sind bei der Arbeit mit digitalen Daten Pflicht und verhindern den bedauerlichen Umstand, dass man nach einem Fehler feststellen muss, dass die Arbeit der letzten Wochen zerstört ist. Die entsprechenden Backups sollten natürlich auch extern vorliegen – nur so gibt es ein hohes Maß an Sicherheit.
Gerade bei der Planung von einem Sommerfest kommt es ganz besonders auf die Kommunikation zwischen den entsprechenden Team und Beteiligten an. Zu oft ist es vorgekommen, dass aneinander vorbei gearbeitet wurde und es im Endergebnis zu Konflikten kam. Während die Software-Lösungen dank entsprechender Werkzeuge die Zusammenarbeit deutlich vereinfachen können, muss hier auch auf den menschlichen Faktor gesetzt werden. Auch eine gute digitale Unterstützung ersetzt keinen regelmäßigen Austausch zwischen den Organisatoren, damit alle auf dem gleichem Stand sind.
Zuletzt spielt Transparenz eine Rolle – im Zweifel schon gegenüber der Buchhaltung. Regelmäßige Überprüfungen der eigenen Arbeit und eine solide Kostenkontrolle sind wichtig, wenn nicht nach dem Sommerfest festgestellt werden soll, dass das Team trotz entsprechender Software-Lösungen deutlich über dem vereinbarten Budget gearbeitet hat.
Fazit
Auch für solche Bereiche wie die Planung von Sommer- oder anderen Betriebsfesten haben die Softwarelösungen in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht. Sie automatisierten Einladungen und Zahlung an Lieferanten, schaffen eine hohe Transparenz bei der Kostenkontrolle und sorgen für ein deutlich effizienteres Management des eigentlichen Events. Vorrangig geht es darum, dass die passenden Lösungen für das eigene Unternehmen gefunden werden. Nach kurzer Einarbeitung können sie aber ein wichtiger Faktor darin sein, das Sommerfest im Unternehmen am Ende wirklich zu einem nachhaltigen Erfolg in allen Bereichen zu machen.
